営業組織における情報の属人化は、多くの企業が抱える課題です。営業情報が社内で共有されないことにより、顧客情報や商談の進捗を他者が把握できなくなり、引き継ぎがスムーズに行かなくなったり、場合によっては取引先にご迷惑をかけてしまうこともあります。
株式会社JTS様も、まさにこうした課題に直面しており、こうした状況を解決するべく、DRIVE SFAの導入をお決めくださいました。
まだご導入から4ヶ月程経過したところではありますが、日報機能や商談録音、AI議事録機能などの活用により、今までできていなかった社内情報共有の質向上や、作業負荷の軽減など、様々な効果を実現されています。
今回は、株式会社JTSで営業マネージャーをされている柳楽様に、導入の経緯や具体的な効果についてお話を伺いました。
導入前の課題について教えてください
当初から課題として感じていたのは、情報が属人化してしまっているという点でした。営業担当者がそれぞれ個別に営業情報を管理していて、マネージャーや他のメンバーはその人がどんな活動をしているのか、商談の進捗はどうなのか、といった情報を十分に把握することができていませんでした。
また、他の課題として、業務バランスの偏りもありました。メンバーの日々の仕事量が見えないため、気づくと特定のメンバーに業務が集中してしまっていました。
それまでは漠然と課題を感じていたものの、展示会に参加していろいろな製品に触れたりする中で、これらの課題が具体的になったという感じです。
DRIVE SFA導入の決め手があれば教えてください
最終的には総合的な判断にはなりますが、主には2つの課題が解決できそうというところで、日報の機能と営業活動管理機能の存在が大きかったと思います。これまで見えていなかったメンバーの業務の中身が日報機能によって把握できるようになり、メンバーの業務バランスを調整するのに役立つと判断しました。
よく使っている機能や効果が高かった機能はありますか？
特によく使っているのは商談録音・AI議事録機能と日報機能です。
商談録音・AI議事録機能では、議事録がとても見やすくて、会議に参加していなかった者がパッと見て会議の内容を把握できるので、とても便利だなと感じています。これまでは当たり前ですが議事録を手作業で書いたり、不参加のメンバーがいた場合にはその人に口頭で伝えたり、報告書を作成したりしていて、理解度の差が出たりしてしまっていました。この機能によって新しく入社するメンバーなども過去の議事録を参照することができますし、音声データも確認できるのでとても重宝しています。
日報機能では、各担当者が日々思っていることや成果につながったことをほぼリアルタイム（デイリー）で把握することができるので、管理する側からすると非常に管理しやすくて助かっています。主観で思っていることは日報の質問で確認し、その裏付けとしてどういうやりとりをしたのかっていう実データのメールなどをタブを切り替えるだけで確認できるので、とてもありがたいです。
また、毎月月末には月報として1ヶ月の振り返りをしているのですが、DRIVE SFAを使うようになってから、日報の全データを使ってAIで月報を作成することが可能になりました。これまでは各担当者の頭の中で考えていたので、覚えていないことなどもあって地味に時間がかかっていたことが、本当に一瞬でできるようになったので、工数の面でも質の面でも大きな効果だなと感じています。
具体的な効果はありましたか？
- 月次報告作業の工数削減
導入以前はそもそも日報というものがなく、月次定例の際に2時間ほどかけてまとめた月報を報告する、という形でした。それがDRIVE SFAの日報機能によって月次報告書の作成が5分程度で完了するようになり、工数的にも質的にもとてもよくなったなと感じています。
DRIVE SFAの導入により月次報告作成の工数が大幅に削減されました
- 情報共有の質的・量的向上
これまで月報だけだったものが、日報機能によって日次での報告がしかも簡単にできるようになり、従来では存在しなかった情報が把握できるようになったので、質的にも量的にも大きく情報量が増えて助かっています。メールの件数や活動数を自動で集計して把握できるのもありがたくて、業務の負荷なども分かるので助かります。
また、貯まった営業データや議事録を他のメンバーが簡単に把握できるので、メンバー間の理解度の差がなくなり、新入社員の早期戦力化にも役立っています。
今後改善してほしいことはありますか？
検索機能がもっと使いやすくなるといいなと思っています。全体を検索するところから、取引先とか案件だけではなくて、メールの内容などの詳細も検索できるようになると、例えばある商品に対して他の取引先とどんなやり取りがあったのかというのがすぐに分かるので、そうした改善があるとありがたいです。
あと、日報機能がスマホでも使えるようになると、出先でも書けるので助かるなと思います。最低限、閲覧は難しいとしても、入力だけできるだけでもすごくありがたいので、ぜひ今後の改善に期待したいです。
DRIVE SFAや当社（ELW）にコメントがあればお願いします
当社がDRIVE SFAの導入を決めた理由の一つに、開発スピードの速さがあります。導入までの期間で、要望に対するレスポンスも非常に早く、今後の開発にも期待しています。弊社の要望は営業に寄っているので、営業以外の範囲も考えると対応できる範囲は限られるかもしれませんが、今後の開発に期待しています。
株式会社JTS 営業マネージャー 柳楽様
導入企業様
JTS株式会社
事業内容：化粧品原料販売
設立：2008年
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