目次
はじめに
営業担当、営業マネージャーの皆さん、いきなりですがこんなお悩みはありませんか？
- 毎日の営業報告に時間を取られすぎて、肝心の営業活動に集中できない！
- 上司からの指示でデータを入力しているけど、現場の自分はその恩恵を受けていない！
- 部下が今どんな営業進捗なのかわからず、適切なアドバイスができない！
これらを解決するための1つの方法としてSFA（営業支援システム）の導入があります。この記事では、営業管理およびSFAの導入に関しての課題やその解決方法を事例を交えながら説明していきます。
1. 営業活動、ちゃんと把握できていますか？
恐らく、この質問に自信を持って「はい」と答えられる営業担当者やマネージャーの方は、実はそう多くはないのではないでしょうか？
これにはいろいろな理由が絡んでいると想像できますが、例えば以下が考えられます。
営業活動が把握できない理由
- 日々の営業活動が忙しすぎて、記録をする時間がない
- いちいち1件1件のメールや電話をメモするのは大変すぎる
- 個人の手元にはメモがあるが、それを社内で共有する仕組みや理由がない
などなど。。。
では、営業活動を上手に把握・管理していくにはどうすればよいのでしょうか？
営業活動を管理するには？
営業活動を把握できない理由はたくさんありますが、世の中にはこれらの課題を解決するための様々な手法やツールがあり、それらを活用することで営業活動を正しく把握できる可能性が高まります。
主な手法としては、Excelやスプレッドシートを活用した方法と、SFA（営業支援システム）を導入する方法があります。
Excelを使用した営業管理
ExcelやGoogleスプレッドシートといった表計算ツールを使用し、各担当者やチームが保有している得意先や見込み顧客のリストを作成し、各取引先に対しての進捗状況を都度記録していく方法。
メリット
- Excelなどの使い慣れたツールを活用するので、導入ハードルが低い
- 既存ツールを使用するので、追加コストがかからない
- 表の改変や計算が自由に行えるので、複雑な管理も可能になる
デメリット
- 個人個人の属人的なシートが乱立するなど、チームとして共通の管理がしにくくなる可能性がある
- 入力する情報の粒度に差が出やすい
- 関数のミスなどに気づきづらい
- 他ツールと連携しない独立した管理になり、二重管理などの恐れがある
SFAを使用した営業管理
営業管理に特化したツールであるSFAを活用し、取引先、案件、営業活動といった各情報を体系的に記録・管理していく方法。
メリット
- 営業管理に特化したツールなので、会社・チームで管理しやすい形が始めから整っている
- 全社で共通のフォーマットで管理ができるので、組織間での粒度のばらつきや、属人的な管理が起きづらくなる
- MAやBIといった他ツールとの連携ができる
デメリット
- 新規ツール導入になるので、コストがかかる
- 導入するツールによっては操作が複雑で慣れるまでに時間がかかる
- 「入力する」という作業時間は結局変わらないことが多い
- 多機能すぎて持て余してしまうことがある
一見すると、SFAはコストがかかる上にデメリットも多々あり、であればExcelでの管理がよいのでは？と思われるかもしれません。しかしながら、Excelのデメリットである「属人的な管理になりがち」「入力される情報粒度に差が出る」といったことは、営業管理をする上で致命的な課題になり得ます。
2. SFA導入の主な失敗理由
「DRIVE SFA」の紹介に移る前に、一般的にSFAを導入した際によく起こる失敗理由をご紹介します。
入力負担の大きさ
SFAを導入すると、多くの場合に操作説明会などが開かれ、「いつ、どこに、何の情報を入力してください」といった説明を淡々と受け、「さあ、明日から入力せよ！」と運用が始まっていくことになります。
トップダウンの指示なので、営業担当者は仕方なく不慣れなSFA入力作業を行っていきます。
- 担当している顧客情報の登録
- 商談後の議事録登録
- 案件進捗の手動更新
- メール・架電の記録
これまではなかったこれらの作業が追加で発生することになってしまうので、営業担当者の業務量が増え、その結果、肝心の営業活動に割くリソースが減ってしまうことに繋がりかねません。
現場メリットの少なさ
トップダウンによる導入でよく発生するのが、「SFAを入れたのはいいけど、現場の自分たちにとってこれは何のメリットになる？」といった疑問です。
マネージャー目線で言えば、本当は入力された情報を基に営業組織の売上目標を達成するための戦略を考えたり、業務の振り分けを再考したりといったことを進めていきたいと考えています。しかし、現場目線で言うと、SFAの入力作業は単なる追加の作業でしかなく、それによって得られる恩恵が少ないと、なかなか能動的にデータ入力をしようという気持ちは起きないものです。
必要な情報の欠落
入力負担の大きさや現場メリットの少なさによって、営業担当者は徐々にデータ入力の頻度や質、量を下げていってしまい、最終的には本当に必要な情報が記録されない、形骸的なSFA管理になってしまうということがよくあります。
これでは、営業活動においてとても重要な商談の「温度感」や顧客の気持ち、表情といった細かな情報が残されず、上司や他のメンバーとしても適切な判断・アドバイスをすることは難しくなってしまいます。また、受注に至る確度などを見誤ってしまい、会社としての計画に大きな影響を及ぼすことも考えられます。
3. 理想のSFAに求められる要素
これらの失敗理由を踏まえて、理想のSFAにはどんな要素が備わっていればよいかを考えてみます。
入力負荷が少ないこと
SFAの導入失敗理由として第一に挙げられる「入力負担」を解消するためには、できる限り手作業での入力を減らし、自動で情報が記録される仕組みが必要です。理想的には、営業担当者が普段通りの営業活動を行うだけで、必要な情報が自動的にSFAに蓄積されていく状態を作ることが求められます。
例えば、いつも通りのメール送受信をするだけで履歴が活動履歴として記録されたり、いつもの携帯電話で通話するだけで何の会話をしたのかが自動的に記録されるような仕組みがあると、ほとんど負担をかけずに必要な情報を貯めることが可能になります。
活動入力にインセンティブが働くこと
現場の営業担当者がSFAに情報を入力したくなるような仕組みが必要です。例えば、入力することで議事録が自動で作成される、日報作成の手間が省けるといった、営業担当者自身が直接的なメリットを感じられる機能があることで、能動的にデータ入力をする動機づけになります。また、蓄積されたデータを基に上司から的確なアドバイスを受けられるようになることも、現場にとっての大きなメリットと言えるでしょう。
100%必要な情報が蓄積されること
営業活動における細かなニュアンスや顧客の反応、商談の温度感といった情報は、営業の成否を分ける重要な要素です。これらの情報が欠落してしまうと、適切な戦略立案や的確なアドバイスが困難になり、結果として受注機会を逃してしまうリスクが高まります。理想のSFAでは、こうした定性的な情報も含めて、営業活動のすべてが漏れなく記録される仕組みが求められます。
4. DRIVE SFAははじめての営業管理にぴったり！
実は、弊社が提供する営業支援システム「DRIVE SFA」は、上記で挙げた理想を満たすSFAとなっておりますので、ここでご紹介いたします。
「手入力ゼロ」で入力作業から解放！
DRIVE SFAの最大の特徴がこの「手入力ゼロ」です。普段使っているメール、カレンダーはもちろん、携帯電話の通話やWeb、対面の商談に至るまでのあらゆる営業活動の記録を手作業なしで自動的に蓄積する機能を備えています。
携帯電話は特別なアプリのインストールなどなしに、普段通り携帯電話の通話をするだけで、音声が録音、記録され、かつその音声からAIが文字起こし、要約を即時に行います。これにより、電話をする際のメモなどが不要になり、言った言わないの問題もなくなることでしょう。
また、携帯電話と同様に、Web商談や対面商談の録音、文字起こしも自動的に行います。Web商談はZoom等に対応しており、会議の開始と同時にボットが自動的に記録します。対面商談に関しては、PCまたはスマートフォンのWebアプリ上から録音ボタンを押すだけで、自動的に録音を行うことができます。
メール・カレンダーは普段のGmailやOutlookのアカウントを連携するだけで、自動的にSFAに登録されている取引先のメールアドレスと紐づいて履歴が記録されていきます。
これらの自動記録機能により、ほとんど追加の手作業を行うことなく、SFAに勝手に記録されていくという状況が生まれ、営業担当者は本質的な営業活動により尽力することができます。
AI音声解析機能で、議事録作成時間を大幅に短縮！
上記にも示した通り、携帯電話の通話やWeb、対面商談で録音した音声はその場で自動的にAIが文字起こし、要約を行い、議事録まで作成することが可能です。
作成した議事録はPDF等で出力することもできるので、会議が終わってすぐに共有することができます。
これにより、会議中のメモ取りや、終了後の議事録作成時間も不要になるので、より営業としてのコミュニケーションに集中することができるようになります。
日報作成も自動で可能！
DRIVE SFAは日々の日報作成もワンボタンで行うことが可能です。1日の営業活動をAIが定量的、定性的に集約し、日報を作成してくれるので、報告にかかる労力もほぼゼロで済むことになります。
また、期間を指定して週報や月報を作成することもできるので、日次だけでなく、週次、月次などの定例にも活用することができます。
音声・メール等の営業活動が100%残るから、振り返りと分析が簡単に！
手入力ゼロの自動記録機能によって保存された音声はいつでも再生することができます。これにより、テキストや定量的なデータだけでは分かりづらい商談の細かな温度感を知ることができるようになり、より精緻な確度ヨミ、計画策定が可能になります。
また、AIによる商談分析・評価機能も備えており、一人のマネージャーが常にそばにいるかのような感覚で的確な評価、アドバイスを得ることができます。商談音声などと合わせることで、新人教育にも活用することができます。
5. 数字から見るDRIVE SFAの導入効果
日々の記録・報告の時間が95%削減！
これまでも行っていた、日々の議事録作成や報告書作成の時間を大幅に削減することができます。
人件費換算で年間75万円/人のコスト削減効果
工数削減効果を人件費に換算すると、例えば以下のように計算することができます。
- 年収600万円（1ヶ月160時間とすると、時給換算で3,125円/時ほど）
- 1日あたり1時間の工数削減
- 1ヶ月あたり20時間 × 3,125 円 = 62,500円
- 1年にすると、62,500円 × 12ヶ月 = 75万円
営業メンバー一人当たりで上記のように計算することができます。営業10人のチームであれば年間で750万円ものコスト削減につながるという計算になり、この時間をさらなる営業活動に充てることで、1人分以上の営業効果をアップすることができるということになります。
記録されるデータ量は10倍以上！？
例えばExcelで営業管理をしていた状況とDRIVE SFAを導入した状況を比較すると、会社にもよりますが以下のように考えられます。
上記はあくまでも簡易的な比較ですが、これだけで見ても、場合によっては10倍以上のデータ量を記録するということは想像できるかと思います。
どの方法がいいのか？
一見すると、SFAはコストがかかる上にデメリットも多々あり、であればExcelでの管理がよいのでは？と思われるかもしれません。
しかしながら、Excelのデメリットである「属人的な管理になりがち」「入力される情報粒度に差が出る」といったことは、営業管理をする上で致命的な課題になり得ます。属人的な管理になってしまってはそもそも本末転倒ですし、入力する情報の精度や粒度、量に個人ごとの差があっては適切な判断を下すことは難しくなってしまいます。
また、SFAのコストという面に関しては、それに見合うだけのメリット（特にコスト的なメリット）さえあればクリアできるとも考えられるので、その他のデメリットがクリアできれば非常に有用なツールになる可能性があります。
以降では、Excelによる営業管理についてはその他の記事や文献に譲ることとし、ここでは弊社が提供する「DRIVE SFA」も含めたSFAについて主に紹介していきます。
6. 導入事例：株式会社GRACE様
「事務作業が激減、アポ獲得率も約2倍に」
コンサルティング、リユース業を中心に幅広い業種展開をされている株式会社GRACE様は、DRIVE SFAを導入したことで目に見える成果を上げておられます。
ここではその事例・導入効果を簡単にご紹介いたします。
2時間/日かかっていた事務作業の時間がほぼゼロに
DRIVE SFAを導入する前はデータ入力、議事録作成、日報作成等の事務作業で1日あたり1.5時間〜2時間ほどの時間がかかっていましたが、DRIVE SFAを導入してから、議事録・日報は自動的に作成されるようになり、営業活動のデータ入力も自動で連携されるようになったので、これらの作業にかかる時間がほぼゼロになりました。
個人のメモや記憶に依存していた営業データが100%記録されるように
メールや通話の履歴が自動的に貯まるようになり、これまでは記録されていなかったような情報が記録されるようになったので、顧客接点ログは月間平均300件ほどから900件超と3倍以上に増加しました。
受注率が125%向上
SFAを導入したことによりフォロー漏れが減り、正確なデータに基づく優先順位付けとAIによる商談分析によって、全体の受注率が12%→15%に向上しました。また、チーム全体で「勝ちパターン」を共有することが可能になり、営業活動の質も向上しています。
7. まとめ
ここまで記事をお読みいただきありがとうございます。営業管理の重要性とその難しさ、どうすればそれが上手くいくのか、といったことに関しての理解が少しでも深まっていれば幸いです。
DRIVE SFAは、特にこれから営業管理、SFAの導入を始めたいと考えている企業様にとって最適なソリューションに成り得る自信があります。無料でのトライアルも受け付けていますので、ご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度お問い合わせください！
DRIVE SFAを試してみませんか？
入力負担を削減し、営業成果を最大化するDRIVE SFAの機能をぜひご体験ください。